Läkemedelskoncernens förändring till ett aktivitetsbaserat kontor

När läkemedelskoncernen Roche samlade sina tre svenska företag under ett och samma tak var förändringen inte bara geografisk. Framförallt skulle medarbetarna lära sig ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

Invid Ingentingskogen i Solna ligger Roches nya Sverigekontor. Den nya byggnaden, ritad av AIX arkitekter, har en fasad av gult handslaget tegel för att matcha de intilliggande K-märkta fabrikslängorna, ritade av Gunnar Asplund 1933, då en del av Statens Bakteriologiska Laboratorium. Det gamla SBL-området blev byggnadsminne 1993, vilket innebar att kontorshuset ska smälta ihop med Asplunds byggnader och att det blev förklarat som byggnadsminne redan från start.
Samtliga tre svenska Rochebolag, som huserat på två olika adresser i Stockholm, skulle flytta till en och samma byggnad i oktober 2017. Elin Holmgren, HR Business Partner på Roche AB och Johanna Eliasson, produktchef på Roche Diagnostics Scandinavia AB utgjorde projektgruppen Office Design inför flytten och inredningen av det nya kontoret.
– Den största förändringen är inte den geografiska flytten, utan att alla totalt drygt 200 anställda nu arbetar i ett aktivitetsbaserat kontor, en öppen miljö där vi alla sätter oss där vi för dagen jobbar bäst och detta oavsett vilket av de tre Roche-bolagen vi tillhör. Det är alltså en total sammansmältning, utan att själva verksamheterna och de juridiska enheterna har ändrats, förklarar Elin Holmgren.

PAPPERSFRITT. Förändringen gjordes med ett uttalat syfte att organisationen skulle bli digital och pappersfri.

Med många patent och sekretessbelagda handlingar bedöms det som säkrare.
– Vi ville också att vårt nya kontor skulle kännas öppet och välkomnande för dem som besöker oss. Vi har mycket samverkan med många olika intressenter inom hälso- och sjukvården, säger Elin Holmgren.
Hon säger att de flesta medarbetare var positiva till förändringen.
–Men visst fanns de som var oroliga. Vi tog deras oro på allvar och det underlättades av att vi hade god tid på oss. Flytten planerades två år i förväg och förberedelserna för det nya arbetssättet började 1,5 år i förväg, säger Elin Holmgren.
Till att börja med informerades alla medarbetare om hur aktivitetsbaserat arbetssätt fungerar.
– Vi hade inspirationsföreläsningar, då vi lät andra, som redan arbetar aktivitetsbaserat, komma hit och berätta och åkte på studiebesök. Vi genomförde medarbetarenkäter och därefter gjordes en analys av arbetsplatsbeläggningen.
Från start fanns totalt tre projektgrupper som var delaktiga i förändringsarbetet, utöver Office Design även Change Management och Mobility.
– Alla grupper hade anslagstavlor där man fick sätta upp post-it-lappar med idéer och önskemål. Det fanns även en digital frågelåda dit man kunde skicka sina förslag och ställa de frågor man hade, berättar Johanna Eliasson.
En fjärde projektgrupp som arbetade med den fysiska flytten tillsattes i början av 2017.

OLIKA FOKUS. Med hjälp av arkitekten gjordes en zonindelning i det öppna kontorslandskapet för låg-, medium- och högfokuserat arbete, som indikerar hur tyst det ska vara i omgivningen. Det finns många små och större mötesrum, liksom många små telefonrum och alkovmöbler för möten mellan två till fyra personer. Det finns många touch down-platser, projektbord och bekväma sittgrupper.
– Vi satte också upp ett antal ”vanor” – vi ville inte kalla det för regler – som medarbetarna bör hålla sig till för att alla ska trivas och känna att de kan utföra sitt arbete. Som clean desk-policy, även om det inte är benhårt att städa borden om man lämnar det i mer än två timmar, eftersom vi har gott om arbetsplatser. Vi har faktiskt inte dragit ner så mycket på yta, säger Elin Holmgren.
Alla har sitt personliga förvaringsskåp, skåpen är uppdelade på två av kontorets totalt fyra plan.
– Man tenderar att välja en plats nära det personliga skåpet, har vi märkt, säger Johanna Eliasson.
För ett internationellt företag med schweiziska rötter har inredningen på Roches svenska kontor en oväntat skandinavisk prägel.
– Färgskalan är lugn och det är mycket taktilitet i gedigna material. Mycket trä, som alm och ask, och det kan nog upplevas som skandinaviskt. Men vi utgick från medarbetarnas behov av en trivsam och harmonisk miljö, där de kan tänka bra tankar, säger Karin Gedda, ansvarig arkitekt på Strategisk Arkitektur.
Arkitekterna började med att ta reda på vad Roche vill med sitt kontor. Vilken känsla ska det ha? Vad står varumärket för och hur ska det speglas i inredningen?
– Roche är ett hälsoföretag och det har vi tagit fasta på. Alltså ska kontoret kännas humant och omsorgsfullt och uppmana till goda hälsovanor, som att ta trapporna i stället för hissen. Det finns ståbord med balansplattor och ståbord med skärmar och rullband under för att till exempel kunna ha digitala promenadmöten, säger Karin Gedda. Det finns också romerska ringar och en ribbstol på ett ställe, berättar hon.

BIOFILI. En annan hälsoaspekt är inslagen av biofili i inredningen. Den så kallade biofili-hypotesen pekar på människans nedärvda band till naturen. Ett exempel är en ovanifrån belyst perforerad metallplatta som hänger över en köksö.  Ljuset strilar ner på ett sätt som påminner om solstrålar genom ett lövverk, särskilt som upphängningen möjliggör att plattan svajar en aning. Dessutom finns gott om gröna växter.

– Forskning visar att människor mår bättre av att ha inslag från naturen omkring sig. Dessutom bidrar gröna växter till bättre luft via fotosyntesen, säger Elin Holmgren.
Mot slutet av processen kopplades Senab in:
– Vi är superglada att ha varit med och sjösatt det här fina projektet tillsammans med Roche och Strategisk Arkitektur. Hela vårt team, med bland andra orderhanterare och montörer, har haft som mål att möta de utmaningar som uppkommit med energi och engagemang. Det har varit jätteroligt, säger Senabs projektledare Veronica Waerner.
Roche ska låta göra en utvärdering av det nya aktivitetsbaserade kontoret efter sex månader. Men Elin Holmgren konstaterar redan nu att medarbetarna överlag är positiva:
– Alla uppskattar den lugna sobra miljön. Strategisk Arkitektur och Senab har åstadkommit underverk. Den passar vår verksamhet och vårt varumärke.

VANOR PÅ ROCHES NYA AKTIVITETSBASERADE KONTOR
Här är några vanor för att visa hänsyn till varandra.
• Vi anpassar vår samtalston och volymen på vår ringsignal efter vilken fokuszon vi befinner oss i.
• Vi har en öppen feedbackkultur. Det är OK att säga till om något inte fungerar, såväl som vi gärna ger positiv feedback.
• Vi tillämpar en ”clean desk policy” som innebär att vi lämnar vår arbetsplats ren och snygg efter oss. 

• Vi äter bara i lunchmatsalen och vissa konferensrum för att det alltid ska kännas fräscht vid skrivborden.

FAKTA ROCHE
Roche är världens tredje största läkemedelsföretag med över 90 000 medarbetare i 150 länder.
Huvudkontoret ligger i Basel, Schweiz och grundades av paret Hoffman- La Roche 1896. Det svenska bolaget bildades 1939 med tre anställda. I dag finns bolag i Sverige; en läkemedelsdel, som marknadsför och forskar kring läkemedel Roche AB med cirka 116 anställda, ett bolag inom diagnostik; Roche Diagnostics Scandinavia AB med 94 anställda samt Roche Diabetes Care AB med 13 anställda.

FAKTA ROCHES NYA KONTOR
Läge: Solna
Yta:3 467 kvm i fyra plan.
Husarkitekt: AIX arkitekter
Roches projektledare för flytt, förändring och inredning: Elin Holmgren, HR Business Partner, Roche AB och Johanna Eliasson, produktchef, Roche Diagnostics Scandinavia AB.
Inredningsarkitekt: Strategisk Arkitektur med Karin Gedda och Jacob Granat.
Möbelleverans, logistik och montering: Senab