Intelligenta kontor med plats för mänsklighet

Med evig prestationshets, tusen saker i huvudet och en stress som satt sig i käkarna känns det som om arbetsveckans timmar har förvandlats till minuter. Hur ska man hinna med allt? Snart finns lösningar. Vad sägs om en dialogrobot, också kallad AI-bot, som bokar möten och resor, som synkar kalendrar, letar efter kollegors kompetens och ringer upp dem för input. Roboten fungerar som ett slags digital sekreterare, den kan också samla data och fakta i databaser i samband med anbud, hålla koll på din stressnivå, hunger och larma när det är dags för paus.

Låter det som science fiction? Kanske, men det är också högst sannolikt en del av vardagen på framtidens kontor, enligt Cecilia Holmström, strategisk rådgivare på Tengbom.

– Har företaget dessutom kopplat sig till framtidens smarta självkörande transportsystem har du alltid en transport ordnad från dörr till dörr vid möten med önskat transportsystem via din AI-bot och kanske till och med dina matvaror eller barn redan på plats i transporten när du kör hem efter arbetsdagen, säger hon.

– Nivån på digitaliseringen är ojämn beroende på kontor. Förutom att vi arbetar digitaliserat via våra datorer, har en smartphone som arbetsverktyg och att förvaltningen använder sensorer för drift och underhåll, är tekniknivån i övrigt väldigt varierande, säger Cecilia Holmström.

 

 

DIGITALA INFÖDINGAR. Hon lyfter fram hur den ”mjuka” sidan av digitaliseringen förändrar beteenden och påverkar vår livsstil.

– Som arbetsgivare behöver du förstå att det är helt olika krav en anställd har beroende på vilken generation denne tillhör. Att vara arbetsgivare till vår unga generation, Millennials som är digitala infödingar, gränslösa, otåliga och snabbt vill exploatera sina talanger, men också är curlingbarn, är något helt annat än att vara arbetsgivare för 40- och 50-talisterna, de lojala, icke digitala Baby Boomers som tålmodigt arbetar sig uppåt och vill casha hem när de närmar sig 60.

Cecilia Holmström poängterar att det är avgörande hur arbetsplatser och företagskultur möter dessa olika målgrupper av anställda i sin iver att rekrytera och behålla talanger.

– Där kan digitaliseringen hjälpa till att möta olika livsstilar och behov. Som arbetsgivare behöver man visa att man tar ett ansvar för klimat och samhällsutmaningar, men också för livskvalitet och en fungerande balans i livet för sina anställda.

Hon får medhåll av Britt Lindqvist, utvecklingschef på Vasakronan, som anser att de flesta företag är måna om att medarbetarna har rätt beteende, men att man sällan kopplar ihop attityden med den fysiska miljön.

– Om vi vill samverka mer är designen av den fysiska miljön helt avgörande för att det ska ske. Sätter man folk i egna rum, eller enhetsvis i olika hörn av kontoret och sedan säger att de ska samverka, då är det ganska osannolikt att det blir så mycket samverkan.

MER FLEXIBILITET. Enligt Britt Lindqvist har den digitala utvecklingen varit en möjliggörare för alla att kunna jobba mer där det är naturligast och bäst – det vill säga alltmer mobilt. Hon ser också tydliga tecken på att fler och fler traditionella företag letar efter möjligheter till flexibilitet.

– Vi vet från våra egna undersökningar att lokalerna är helt avgörande för hur unga uppfattar ett företag när de söker jobb. Att försöka påstå att man är ett modernt företag när man sitter med anställningsintervjuer i ett omodernt kontor… det går inte längre. Moderna kontor och omodernt ledarskap blir avslöjade direkt.

Samtidigt som kontoren blir allt mer intelligenta och vi kan mötas och kommunicera allt bättre digitalt, blir de fysiska mötena allt viktigare, påpekar hon:

– Många arbetsplatser designas för att facilitera möten och för att bygga kultur. Den tekniska utvecklingen ger nya möjligheter men i botten är vi sociala varelser. Rätt hanterat ser jag inga motsättningar mellan teknisk och mänsklig utveckling.

Som exempel på en IoT-innovation som revolutionerat kontoren nämner Britt Lindqvist Flowscape, ett IT-verktyg som underlättar vardagen på aktivitetsbaserade kontor.

– Vi har varit med och utvecklat systemet, där man kan se var alla är på kontoret, men också boka resurser på ett smidigt sätt. Systemet ger samtidigt information om hur lokalerna nyttjas, vilka delar som medarbetarna gillar och vilka delar som inte utnyttjas så mycket.

MÄNSKLIG DESIGN. Med aktuell realtidsuppdaterad information, berättar Britt Lindqvist, kan Vasakronan optimera driften på helt nya sätt.

– Lägger man därtill machine learning blir det riktigt kul. Exempelvis kan information om en försenad tågförbindelse, i en fastighet med många pendlare, påverka hur fastighetens styrsystem reglerar luft och kyla i realtid. Inom det området finns mängder av tillämpningar som vi utvecklar nu.

När Britt Lindqvist får chansen att brodera sin egen bild av framtidens kontor landar hon i ett resonemang där kontoret blir mer mänskligt i sin design.

– Tekniken blir helt integrerad i miljöerna. Röststyrning, ansiktsigenkänning, machine learning, kommunikationslösningar, som i dag känns tekniskt avancerade, ses snart som självklarheter i ett modernt kontor. Inte för tekniken i sig, utan för tillämpningarna, säger hon och slår fast:

– Man ska inte behöva vara ingenjör för att jobba på ett modernt kontor – och det blir vår uppgift som fastighetsägare att se till att det blir så.

SÅ BLIR KONTOREN MER INTELLIGENTA. Röststyrning och ansiktsigenkänning som förenklar kommunikation och säkerhet.

Sensorer som reglerar lås och inpassering, värme, luftfuktighet, ljus med mera.

Smarta IT-verktyg som hjälper till att se hur lokalerna utnyttjas.

Dialogrobotar (AI-botar) som kan boka möten och resor, synka kalendrar, samla fakta i databaser, hålla koll på medarbetares stressnivå och hunger och larma när det är dags för paus.

Machine learning, en avancerad AI- teknik som utvecklar maskiners förmåga att självständigt förstå och hantera stora mängder data, till exempel när störningar i kollektivtrafiken gör att medarbetarna kommer senare till kontoret.