Möten - en allt större del av arbetslivet

Vår arbetstid ägnas i allt högre grad åt möten. I tjänstemannayrken går mer än hälften av tiden åt till möten. Och ännu mer lär det bli när arbetslivet blir mer projektbaserat och enklare jobb automatiseras. Inte minst kommer vi att ha fler virtuella möten.
Och då ställs andra krav på mötesmiljön.

Dagens arbetsliv är fullt av möten: planeringsmöten, avstämningsmöten, avdelningsmöten, utvecklingssamtal… ”Jag hinner inte jobba, för jag sitter i möte hela tiden. Det blir bara fler och fler möten”. Så kan det låta. De som säger så har både rätt och fel. Rätt, för att undersökningar visar att mötena faktiskt har ökat – från cirka 30 procent av arbetstiden år 2000, till över 50 procent i dag för tjänstemän. Fel, för att möten ÄR jobb:
– Möten blir allt viktigare i takt med att arbetslivet organiseras i mindre projektteam.
Här krävs såväl många och långa möten, som korta och kvalitativa, för att stämma av och utveckla, säger Erik Herngren, framtidsanalytiker på Kairos Future.
Han pekar på att arbetslivet nu snabbt stöps om i och med digitaliseringens framfart. Och att det medför ännu fler möten:
– Många jobb automatiseras och de arbeten som finns kvar handlar allt mer om relationsskapande och kreativa uppdrag. Vi arbetar allt oftare agilt, i ett rörligt landskap mot övergripande mål. Då blir mötena A och O. De handlar inte om inte längre om instruktioner och liknande, eftersom de jobben har automatiserats, utan om att gå igenom och diskutera komplexa frågor och sammanhang. Detta kräver sin tid.
Han menar mötesförutsättningarna därmed är en nyckelfråga för företagens framgång.
– Ju viktigare och ju mer komplexa mötena blir, desto högre krav ställs på mötenas kvalitet och då blir exempelvis mötesmiljön en viktig faktor. De flesta är fortfarande konservativa när det gäller mötesmiljön. Men lika lite som ett arbete behöver utföras vid ett skrivbord, måste ett arbetsmöte ske runt ett bord med stolar, även om det vara skönt att slippa visa sina oborstade skor….
Erik Herngren menar att en stel, obekväm eller oattraktiv mötesmiljö till och med kan vara kontraproduktiv för mötets resultat.
– I dag kan ett möte i princip ske vara var som helst. En loungemiljö i eller utanför kontoret. Det kan också vara virtuella möten med hjälp av video, VR eller hologram. Kanske har video-, telefon- och skypemöten nått sin ’tipping point’ vad gäller teknisk kvalité. Nu krävs nästa steg i den digitala utvecklingen. Ju mer känsla av att man är fysiskt närvarande, desto bättre.

NÄRMARE VARANDRA. Att vi inte bara har fler möten, utan också fler och fler virtuella möten är helt klart. Lena Lid Falkman är forskare på Handelshögskolan i Stockholm med inriktning på ledarskap och kommunikation. Hon är också medförfattare till boken Virtuella möten (Liber 2014) tillsammans med maken Tomas Lid Falkman.
Liksom Erik Herngren understryker Lena Lid Falkman att det inte finns någon motsättning mellan att sitta i möte och att arbeta med ”kärnverksamheten”.
– Att delta i ett möte är i högsta grad att arbeta. Möten för människor närmare varandra och virtuella möten gör det möjligt att samarbeta trots geografiska avstånd.
Även om videokonferenser har funnits i många år, är det först nu som virtuella möten slagit igenom på allvar, konstaterar hon:
– Nu finns ju bokstavligen möjligheten till ett virtuellt möte i fickan. Inte bara ett vanligt telefonmöte, utan ett ’facetime-möte’ Men det är stora skillnader i hur långt man kommit inom olika företag och organisationer
Som exempel nämner hon Microsoft, som var ett case i hennes bok:
– Där tänker man inte ens på om mötet sker virtuellt eller inte. Man får en kallelse BÅDE till en fysisk plats OCH en länk där man kan koppla upp sig. Det är den sammankallande som ser till att tekniken fungerar. Microsoft var också ett av de första företagen som satsade på aktivitetsbaserade kontor.
Andra är inte lika vana vid digitaliseringen eller ens särskilt positiva till den. Inom svenska myndigheter finns ett projekt kallat REMM, resfria möten i myndigheter, dels för att minska kostnaderna, dels för att spara på miljön. Enligt Lena Lid Falkman finns ett stort motstånd bland många medarbetare.

KOMPETENS FÖRE GEOGRAFI. Det finns undersökningar som visar att virtuella möten är mer tidseffektiva. Men detta har egentligen inget med möteskvalitet att göra.
– Vilket resultat ett virtuellt möte får beror helt och hållet på den digitala mognaden hos deltagarna. Det talas mycket om att trovärdighet är viktigt för mötets resultat och att man inte kan lita på någon man inte träffar fysiskt. Först då kan man bedöma en människas ¬ blick, kroppsspråk, lukt, klädsel, minspel och liknande. Men jag tycker att man kan vända på det. På ett virtuellt möte styrs man inte lika mycket av förutfattade meningar.
För det handlar ju om vad man levererar. Inte hur man ter sig som människa. Framförallt har digitaliseringen medfört att man rekryterar efter kompetens och inte efter geografi, menar hon:
– Nu kan människor i ett projekt arbeta ihop var helst de bor i landet eller på hela jordklotet.
I dag finns bra tekniska verktyg för digitala möten, med automatisk zoom och liknande. Inom en nära framtid kommer VR-möten och hologrammöten. Lena Lid Falkman tycker att företag ofta lägger ned mycket pengar på tekniken, men missar att anpassa platsen där tekniken
installeras.
– Med bara lite pengar kan man höja kvaliteten på den virtuella konferensen. Ett rum med dämpade färger och bra belysning ger en naturligare bild av deltagarna. Vit inredning
och belysning från taket får vem som helst att se trött och blek ut, säger hon och ger några råd:
– För att undvika skuggor i ansiktet. bör belysningen komma från det håll där kameran sitter och ljuddämpande material i rummet – mattor, gardiner, ljudabsorbenter – ger ett mer naturligt och bättre ljud.