Det hållbara kontoret Nu på HR:s bord

Hur skapar vi en hållbar arbetsmiljö i vår digitaliserade värld med uppskruvat tempo och allt kortare ledtider? Kontor som stöder medarbetarnas arbete så att alla trivs och mår bra? Det är en fråga som hos många företag nu flyttar från inköpsavdelningens till HR-s bord.

En dåligt utformad arbetsmiljö leder till vantrivsel, sämre samarbete, mer stress och i värsta fall sjukskrivningar med skenande kostnader som följd. Detta är ett faktum som många företag är medvetna om. När dessutom fler och fler arbetsplatser blir aktivitetsbaserade med öppna flexibla ytor, ställs extra höga krav på genomtänkta lösningar. Därmed blir kontorsinredningen allt oftare en fråga för HR-avdelningen. En HR-person som i högsta grad varit delaktig i kontorets utformning är Elin Holmgren, HR Business Partner på Roche i Sverige. När företaget för drygt ett år sedan flyttade ihop med två andra Rochebolag till ett enda aktivitetsbaserat kontor, drev hon och en kollega processen med förändringsplanering,förstudier, flytt, inredning och dialog med arkitekten. Läkemedelsföretaget Roche ser sig som ett företag som arbetar aktivt med hållbarhetsfrågor.
– Hos oss finns en kultur där HR alltid intresserat sig för arbetsmiljön, säger Elin Holmgren.

HUMANT OCH OMSORGSFULLT. Alltså ska allt på kontoret kännas humant och omsorgsfullt, förklarar hon:
– Vi har satsat mycket på gröna växter för bättre luft och för att skapa harmoni och lugn. Vi vill också uppmuntra till en hälsosammare livsstil med exempelvis ståbord framför rullband för att kunna ha promenadmöten. Våra uppföljande medarbetarenkäter visar också att medarbetarna trivs.

Att HR är delaktigt i arbetsplatsernas utformning och inredning är utmärkt, tycker Susanna Toivanen, professor i sociologi vid Mälardalens högskola med arbetsmiljö som forskningsområde. Hennes team söker nu anslag för ett större forskningsprojekt, kallat Framtidens hållbara kontor.
– Det handlar om att människor ska trivas och må bra, så att sjukskrivningarna minskar och företaget kan behålla sin arbetskraft samt att det ska bli lättare att rekrytera nya duktiga människor. Men också om att det ska finnas förutsättningar för de anställda att utföra sitt arbete på rätt sätt.
Även om digitaliseringen för med sig viss stress, är utvecklingen i stort positiv, anser hon. Den nya tekniken ger ju möjligheter att utveckla nya, ofta både effektivare och flexiblare arbetssätt.
– Åtminstone tidvis kan vi arbeta lite var som helst. Även utomhus, vilket är extra hälsosamt.
Dock behöver vi en central punkt, en speciell plats, dit vi går för att träffa kollegor, kanske kunder och leverantörer, säger hon.

För arbetsgivaren är det positivt ju oftare medarbetarna kommer till kontoret, dels för att hålla sig uppdaterade, dels för att idéer uppstår i mötet med andra människor. Därför är det viktigt att lägga lite extra krut på arbetsplatsen.
Både själva miljön och IT-lösningarna, menar Susanna Toivanen:
– Tekniken ska ju hjälpa oss att bli mer effektiva och göra så att vi till exempel slipper resa så mycket. Men om tekniken inte fungerar blir vi stressade och drar oss kanske för nästa virtuella möte, vi väljer den klimatpåverkande resan i stället.

Alltså kan dåligt fungerande teknik göra kontoret mindre hållbart på flera sätt, både för människor och för den globala miljön.

HJÄRNKOPPLING. Susanna Toivanen pekar på att forskning kring kontorets utformning och dess påverkan på människor är ett relativt nytt och växande forskningsområde. Ny är även neurodesignern Isabelle Sjövalls specialitet:
– Kopplingen mellan hjärna och miljö börjar först nu uppmärksammas av arkitekter och fastighetsfolk, konstaterar hon.Tillsammans med hjärnforskaren Katarina Gospic har Isabelle Sjövall gett ut boken Neurodesign – inredning för hälsa, prestation och välmående. Sedan dess har hon haft fullt upp och samarbetar bland annat med arkitektbyrån Strategisk Arkitektur och hotell- och restaurangkoncernen Nobis.
– Neurodesign handlar om hur hjärnan reagerar på ljud, ljus, färg, texturer och rörelsemönster, och hur detta i förlängningen påverkar vårt välbefinnande och vår hälsa. En miljö som inte sätter människan i fokus kan rentav göra människor sjuka, säger Isabelle Sjövall.
– Med tanke på att sjukskrivningar kostar svenska företag i snitt 40000 kronor per anställd och år har man inte råd att inte satsa på arbetsmiljön. Forskning visar till exempel att vi ofta blir avbrutna eller distraherade i öppna kontorslandskap. När man håller på med kognitivt krävande arbete, kan det ta upp till 25 minuter innan man kan koncentrera sig igen. Distraktionen kan gälla visuella störningsmoment eller ljud. Studier har visat att buller och störande ljud kan minska prestationen med upp till 66 procent och öka risken för hjärtinfarkt.

VARIATIONER. Så när man planerar ett aktivitetsbaserat kontor behöver man rita in många tysta zoner och rum för avskilt arbete. Isabelle Sjövall tycker också att man ska se över belysning och färger.
– Här i Norden behöver vi mer dagsljusliknande lampor under den mörka tiden. Blåaktigt ljus piggar upp. Men det är bra att låta ljuset skifta över i varmare temperaturer sent på eftermiddagen, så att vi varvar ner innan vi går hem. Hur vi påverkas av ljus styrs via hjärnans suprakiasmatiska kärna, den del som reglerar dygnsrytmen.
– Hjärnforskningen visar också att vissa färgnyanser kan trigga vår primitiva känslostruktur, amygdala, och höja kroppens nivåer av stresshormonet kortisol, medan andra färger får oss att slappna av. Klokt alltså att variera färgskalan i olika zoner och rum, beroende på vad som ska uträttas där.

Liksom Susanna Toivanen är Isabelle Sjövall positiv till utvecklingen att kontorsinredning i allt högre grad blir en fråga för personalavdelningen:
– Att arkitekter och inredare börjar samverka med HR är klockrent.